审计档案管理：做好执业过程的“记录者”

审计档案作为执业活动全过程的“记录者”和执业质量控制的“见证者”，对会计师事务所、注册会计师防范审计风险、应对法律诉讼、保障合法权益至关重要。

笔者曾受托办理数年档案处理工作。

笔者所在的单位是1998年从审计局脱钩改制时成立的第一批会计师事务所，至2013年，已有15年历史。当时，偌大的档案室堆满了档案底稿。面对以后还需要大量空间存放的审计档案，分管后勤的领导开始绞尽脑汁地想办法。笔者也曾咨询过很多部门，都没有特别满意的解决办法。

让人欣喜的是，今年，财政部、国家档案局联合发布了《会计师事务所审计档案管理办法》(下称《管理办法》)，并于2016年7月1日起执行。

《管理办法》的主要内容和亮点可以概括为以下几个方面。
第一，总则。一是明确审计档案由事务所总所和分所分别集中管理，接受所在地省级财政部门和档案行政管理部门的监督和指导。二是建立首席合伙人或法人负领导责任、指定的合伙人或股东负分管责任、具体档案管理人负直接责任的三级责任体系。三是要求事务所结合自身实际情况，建立健全审计档案管理制度，采用可靠防护技术和措施，确保审计档案妥善保管和有效利用，严格遵守境外发行证券上市保密和档案管理规定。

亮点：《管理办法》规定的审计档案不仅包括按照法律法规和职业准则形成的 审计底稿，还包括具有保存价值、应当归档管理的与执行审计业务有关的其他历史记录。比如，注册会计师独立性宣言、项目承接与保持等事项的记录、审计业务约定书、被审计单位的有关法律文件、审计报告日后有关事项的记录等。

第二，归档、保管和利用。一是要求事务所按照法律法规和执业准则的要求，及时归档审计业务资料。不得任意删改已经归档的审计档案，按照法律法规和执业准则可以对审计档案做出变动的，应当履行必要的程序，并保持完整的变动记录。二是要求事务所配备专用、安全的保管场所和必要的设施设备;明确可以向所在地国家档案馆寄存或委托依法设立、管理规范的档案中介服务机构代管审计档案。三是事务所结合审计业务性质和审计风险评估情况等因素合理确定审计档案的保管期限，最低不得少于10年。四是严格执行审计档案的利用制度，强调事务所的保密义务，对依法依规调阅档案做出了程序上的要求。

亮点：这一规定对事务所审计档案管理进行了创新，允许事务所按照法律和职业准则的规定，结合审计业务性质和审计风险评估等情况合理确定审计档案保管期限。

第三，权属与处置。随着近年来“先照后证”等商事制度改革，《管理办法》对审计档案的权属与处置规范如下：一是明确了审计档案所有权归属事务所并由其依法实施管理。二是对合并、分立、终止、组织形式转换、交回执业证书但法律实体存续等情形下的审计档案处置和管理做出 规定。三是事务所档案可以寄存或由中介机构代管。委托中介机构代管的，应当签订完整的委托协议。

亮点：这一规范有两大重要意义。一方面，对事务所合并、分立、终止、组织形式转换、交回执业证书但法律实体存续等情形下的审计档案处置和管理做出了明确规定，有利于解决行业内因重组合并等衍生的档案管理问题。另一方面，允许事务所审计档案寄存或托管。

第四，鉴定与销毁。一是事务所应当定期与相关部门共同开展对保管期满的审计档案的鉴定工作。二是鉴定后需要继续保存的审计档案应重新确定保管期限;不再具有保存价值且不涉及法律诉讼和民事纠纷的审计档案应当登记造册，经事务所首席合伙人或法人签字确认后予以销毁，销毁时需相关部门派员监销(电子档案由信 息化管理部门派员监销)。三是审计档案销毁决议或类似决议、审批文书和销毁清册(销毁人、监销人签名等)应当长期保存。

亮点：这一规定对档案(含电子档案)的销毁程序做了明确规定，对销毁地点、销毁方式、司法程序等具体实施细则尚未细化。

第五，信息化管理。一是事务所应加强信息化管理，充分运用现代化信息技术手段，提高审计档案管理水平和利用效能。二是强化电子审计档案管理，采取有效的存储格式和存储介质归档保存，建立健全防篡改机制，确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。三是建立电子审计档案备份管理制度，定期对电子审计档案的保管情况、可读取情况进行测试检查。

亮点：大数据时代下，这一规定将信息技术革新与审计技术发展相融合，要求事务所加强信息化建设，提升审计档案的管理水平和利用效能，强化电子审计档案管理，采取建立防篡改机制和备份管理制度等措施，确保电子审计档案真实、完整、可用和安全。

总体来说，《管理办法》的发布，是注册会计师行业的一大进步。它与目前一般档案管理法规制度和注册会计师执业准则互为补充，相辅相成。作为统领事务所档案管理的基本规范，该办法突出了行业特征，重点对事务所审计档案管理的制度建设、责任体系、管理方式、保管要求、提供利用等做出了原则性规范。此外，在档案销毁环节，我们期待相关部门下一步出台具体的实施细则。