河北省注册会计师协会关于加强会计师事务所业务档案管理的意见

各会计师事务所：

为加强会计师事务所内部治理，规范会计师事务所业务档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中国注册会计师执业准则》和河北省财政厅、河北省档案局关于印发《河北省会计师事务所资产评估机构业务档案管理暂行办法》的通知（冀财协【2002】11号）要求，现对进一步加强会计师事务所业务档案管理的有关问题通知如下，请各会计师事务所在具体工作中遵照执行。

一、加强会计师事务所业务档案管理的必要性

会计师事务所的业务档案是注册会计师执业活动的真实记录，既体现注册会计师的专业素质和专业胜任能力，同时也记录了被审计单位的财务状况和商业秘密，业务档案也是会计师事务所面对法律诉讼最有效的免责直接证据，所以加强对会计师事务所业务档案的管理工作尤为重要。

尽管目前各会计师事务所及注册会计师对业务档案的重要性有所认识，但具体工作中档案管理混乱的现象仍经常发生，因此各会计师事务所应按照相关法规、规定制订本所业务档案管理制度，并把业务档案的管理列为会计师事务所内部管理重点。

二、业务档案管理的几个具体要求：

（一）业务档案的保存形式

审计工作底稿可以以纸质、电子或其他介质形式存在。审计工作底稿通常包括：

（1）总体审计策略；（2）具体审计计划；（3）分析表；（4）问题备忘录；（5）重大事项概要；（6）询证函回函和声明；（7）核对表；（8）有关重大事项往来函证（包括电子邮件）。

注册会计师还可以将被审计单位文件记录的摘要或复印件（如重大的或特定的合同和协议）作为审计底稿的一部分。然而，审计工作底稿并不能代替被审计单位的会计记录。

（二）会计师事务所因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的业务档案，应当由终止会计师事务所股东或合伙人负责保管，或以全体股东或合伙人的名义交由所属地国家档案管理部门有偿代管，按照自终止之日起十年的保管期限代为保管，保管费用在清算费用在列支。

会计师事务所分立后原会计师事务所存续的，其业务档案应当由分立后的存续方统一保管；会计师事务所分立后原事务所解散的，其业务档案应当经各方协商后由其中一方代管或共同移交档案管理部门代管。

会计师事务所合并的，合并各方事务所的业务档案应移交至合并后事务所统一保管。

（三）业务档案的保密和查阅

会计师事务所应对业务档案中涉及的商业秘密保密，不得利用职务之便向无关的第三方提供业务档案或其中的具体内容。但下列情况需要提供业务档案的，不属于泄秘：

1、法院、检察院、公安部门及其他部门依法查阅，并按规定办理了必要手续；

2、注册会计师协会及财政、审计部门对执业情况进行检查；

3、进入法律诉讼阶段，律师在持有法院受理证明及律师事务所请求协助的公函后进行查阅。

因审计工作需要，并经委托人同意，符合下列情形的，不同会计师事务所的注册会计师可以要求查阅业务档案，被要求的会计师事务所应当提供配合：

1、被审计单位的后任会计师事务所；

2、审计合并会计报表，审计母公司的注册会计师可以查阅审计子公司的会计师事务所的业务档案。

（四）业务档案的归档和保管年限

1、注册会计师应当在审计报告日后及时将审计工作底稿归整为审计档案，并完成归整最终审计档案过程中的事务性工作。审计工作底稿的归档期限为审计报告日后六十天内。

如果注册会计师未能完成审计业务，审计工作底稿的归档期限为审计业务中止后的六十天内。

2、在完成最终审计档案的归整工作后，注册会计师不应在规定的保存期限届满前删除或废弃任何性质的审计工作底稿。会计师事务所应当自审计报告日起，对审计工作底稿至少保存十年。

如果注册会计师未能完成审计业务，会计师事务所应当自审计业务中止日起，对审计工作底稿至少保存十年。

3、对于保管期限届满的审计档案，应及时进行鉴定工作，

对确定没有继续保存价值的进行销毁。由业务档案管理人员编造销毁清单，经股东大会履行法定程序后，做出销毁业务档案决议，并由法人代表和业务档案管理人员共同在销毁清册上签字后销毁。销毁清册需注明“已销毁”字样和销毁日期。

4、《中华人民共和国民法通则》第一百三十七条 【长期诉讼时效】诉讼时效期间从知道或者应当知道权利被侵害时起计算。但是，从权利被侵害之日起超过二十年的，人民法院不予保护。有特殊情况的，人民法院可以延长诉讼时效期间。会计师事务所在确定业务档案的保管期限时应考虑此因素。

三、协会采取加强业务档案工作交流、适当提供业务档

案工作培训等措施，加强对会计师事务所档案管理工作的监督、指导，并结合业务检查，督促会计师事务所提高业务档案管理水平，强化业务档案管理。

二o一二年五月十八日